Alt for å øke produktiviteten og redusere tid brukt på å sende e-post er en stor gevinst i boken min. Følgelig har "Sendt fra min iPhone"-signaturen knyttet til en e-post blitt assosiert i alles sinn med korthet, siden naturlig nok ingen forventer et langt e-postsvar sendt mens du er på farten fra en smarttelefon, ikke sant? Som et resultat blir korte svar fra smarttelefoner og iPhones ikke ansett som uhøflige eller for korte, og du kan bruke den forventningen om en kort og konsis melding til din fordel når du sender e-post fra Mail-appen til OS X.Dette er en fin måte å forbedre e-postproduktiviteten når du skriver og svarer fra skrivebordet, og mens noen kaller det en merkevareforfengelighetssignatur, liker jeg å kalle det "kortfattet signatur". Visst, noen mennesker liker det ikke og vil heller fjerne "Sendt fra min iPhone"-signatur selv fra iPhones og iPads, men hvis du sliter med e-posttretthet og svarer på e-poster, anbefaler jeg på det sterkeste å ikke bare forlate den på plass i iOS, men utvider den til skrivebordet, og det er det vi skal dekke. Vi skal fokusere på å legge denne signaturen til standard Mail-appen som følger med Mac OS X. Hvis du er en vanlig leser, har du kanskje lagt merke til at vi har anbef alt dette før i en gruppe Gmail-tips, hvis du foretrekker å bruk webmail, sjekk det i stedet.

Angi Brevity-signaturen i OS X Mail-appen

Ja, i tilfelle det ikke var klart, bruker vi iPhone-signaturen på Mac OS X Mail-appen:

• Åpne Mail-appen og trekk ned Mail-menyen for å velge «Preferanser»
• Velg "Signaturer"-fanen og velg din primære e-postkonto fra venstre side
• Klikk på plussikonet for å legge til en ny signatur, gi den navnet «iPhone» eller noe lignende, og skriv på høyre side (uten anførselstegn) «Sendt fra min iPhone»
• For skriftkonsistens, bruk Helvetica 12 som signaturfont. Du kan merke av i boksen ved siden av «Samsvar alltid standard meldingsskrifttype» hvis den er valgt
• Merk av i boksen for "Plasser signatur over sitert tekst" siden det er det iPhone gjør
• Trekk ned "Velg signatur"-undermenyen og velg "iPhone" for å gjøre den til standard for e-poster sendt fra den kontoen
• Steng ut av innstillinger

Ikke velg "Alle signaturer" når du oppretter signaturen fra menyen til venstre siden det ikke alltid vil være tilgjengelig. Pass på å velge e-postkontoen du bruker, eller vil bruke, kortsignaturen med.

I dette eksemplet har signaturen blitt brukt på en Outlook.com-konto som er satt opp for bruk i Mail-appen.

Én merknad: Signaturplasseringen kan variere litt på en iPhone avhengig av hvordan meldingen siteres, men generelt sett brukes den alltid rett under meldingen, og ikke hele meldingen.

Bruke "Sendt fra min iPhone"-signatur i Mail

Signaturen er allerede satt som standard, men la oss bekrefte hvordan du bruker den, eller hvordan du midlertidig deaktiverer den likevel:

• Skriv en ny e-postmelding, eller svar på en e-post
• Se under emnelinjen på høyre side for "Signatur"
• Velg «iPhone» for å inkludere «Sendt fra min iPhone»-signatur på denne e-posten
• Velg «Ingen» for IKKE å inkludere signaturen på denne e-posten
• Skriv en kort melding og send som vanlig

I dette eksemplet er den selverklærte Brevity-signaturen vedlagt et langvarig e-postsvar, sammen med et ekstremt kort svar. Vår kortfattede signatur gjør at det føles ok!

Igjen, hensikten her er å føle deg mer komfortabel med å gi korte, direkte og konsise svar på innkommende e-poster, og dermed forbedre e-postproduktiviteten og frigjøre tid til å gjøre annet viktigere arbeid (med mindre du får bet alt å sende e-post hele dagen, selvfølgelig).

Har du noen e-postproduktivitetstips for å håndtere angrepet av meldinger vi alle får regelmessig? Gi oss beskjed i kommentarfeltet!