Hver app i iWork-pakken tilbyr valgfri passordbeskyttelse av filer som er opprettet, endret eller åpnet i deres respektive applikasjoner. I praksis betyr dette at ingen bruker vil kunne åpne eller få tilgang til filen og se innholdet på Mac- eller iOS-enheten uten å skrive inn passordet først. Passordbeskyttelse av iWork-dokumenter gir en flott måte å legge til litt ekstra sikkerhet eller personvern til viktige filer, og bruk av funksjonen er gjort enkelt i alle iWork-appene i OS X, enten det er Pages, Keynote eller Numbers.

Denne gjennomgangen skal demonstrere låsing av en eksempelfil med et passord, men passordbeskyttelsen fungerer nøyaktig på samme måte i Numbers- og Keynote-apper for Mac også. De beskyttede filene er deretter kompatible med iWork-apper på Mac-er eller andre støttede plattformer, enten iWork i iOS eller iCloud, så lenge brukeren som åpner filen har riktig passord.

Hvordan angi passordbeskyttelse for en iWork-fil fra Mac OS X med Pages, Numbers eller Keynote

1. Åpne filen du vil angi og kreve et passord for – dette kan enten være en eksisterende fil, eller en ny fil som ellers er tom
2. Trekk ned "Fil"-menyen og velg "Angi passord"



3. Skriv inn ønsket passord og angi et hint om ønskelig (et vagt hint anbefales generelt, bare ikke gjør det for tydelig)



4. Lagre filen som vanlig fra iWork-appen

Nå som et passord er angitt for filen, vil du finne at filikonet har endret seg for å vise en lås over den for å indikere at den er beskyttet.

Åpning av filen i en iWork-app krever nå passordet og vil be brukeren om å skrive inn passordet – ingen forhåndsvisning av filen er vist. Filen kan ikke åpnes uten det passordet.

Angi riktig passord åpner filen som forventet. Merk at låseikonet er synlig i menylinjen, som også tjener til å indikere i iWork-applikasjonen at filen som brukes er låst.

For de som bruker iWork utenfor OS X, kan du også bruke passordbeskyttelse på filer som er opprettet i iWork-pakken med iPad, iPhone og iCloud også. Prosessen er litt annerledes på grunn av at de appene ikke har en standard 'fil'-meny, men uansett hvor iWork-dokumentet ble opprettet eller passordbeskyttet, vil det nyte kompatibilitet på tvers av plattformer med Pages, Keynote og Numbers.

Dette er et flott triks med potensielle applikasjoner, enten du bruker et enkelt tekstdokument i Pages-appen for å fungere som en passordbeskyttet dagbok, bruker et regneark for å spore utgifter og økonomiske data i Numbers, eller bare ønsker å låse en spesiell presentasjon før du debuterer den i Numbers. Du kan gjøre noe lignende med Microsoft Office-dokumenter også, men husk at kompatibilitet på tvers av apper ikke støttes i disse situasjonene, så hvis du låser en fil i Word, forvent ikke å kunne åpne den i Pages, eller omvendt.

Individuell låsing av filer med passordbeskyttelse er unektelig nyttig, men det bør aldri brukes som en erstatning for solid systemdekkende beskyttelse, som å kreve pålogging for Mac-en ved oppstart, omstart og vekking, med FileVault-kryptering, eller alle de ovennevnte.