Resepsjonen er ansiktet og stemmen til enhver organisasjon. En automatisert resepsjonistprogramvare forenkler hele prosessen med besøksadministrasjon. Enten det er kunden, kandidaten eller klienten for dem, resepsjonisten er det første kontaktpunktet med organisasjonen. Det er hele grunnen til at de er like viktige for et selskap akkurat som HR, eller markedsavdelingen.

Derfor er en resepsjonist hovedansvar for en hyggelig opplevelse fra det tidspunktet kunden ringer eller kommer inn i organisasjonen. Men å administrere kommunikasjon ansikt til ansikt, online og på samtaler, alt på samme tid kan være stressende.

Diverse kontoroppgaver som å ringe klienter, fakturere, planlegge avtaler osv. Kan bidra til deres allerede utfordrende jobb. Det er da en automatisert resepsjonist-programvare kommer til unnsetning.

Her er en rask liste over noen av de ledende programvaresystemene for front office management for økt effektivitet i 2019.

Hva er de beste automatiserte resepsjonistverktøyene for PC?

Vonage Business Solutions

Vonage Business Solutions, tilgjengelig som apper og nedlastinger, hjelper deg med å forbedre forretningskommunikasjonen. Denne skybaserte automatiserte resepsjonistprogramvaren smelter enkelt sammen med nettlesere, smarttelefoner og forretningsprodukter.

Vonage-telefonsystemene er perfekte for mellomstore bedrifter som finjusterer VoIP-telefonsystemet deres med enheter som fungerer på internett.

Det hjelper også bedriftene å koble seg over telefon, via tekstmeldinger, eller gjennom videokonferanser og sparer mye tid for resepsjonistene.

Samtale kunngjøring, ikke forstyrr alternativet, eller screening til alternativet for å koble til forskjellige enheter på en utvidelse, er blant de viktigste funksjonene. Kontosjefer kan administrere samtaler via adminportalen og evaluere anropsopptak, endre synlighetspanel og mer.

De kan også se faktureringsdetaljer og fikse oppringningsbegrensninger på portalen. Bortsett fra stasjonære løsninger, kan brukere også laste ned mobilappen sin for enkel tilgang. Det kan også synkroniseres med Google, Outlook eller CRM.

Pris: starter fra $ 19.99.

• LES OGSÅ: 5 beste programvare for avspasering for å holde de ansatte fornøyde

GoCanvas

Dataregistrering og kontaktadministrasjon er en av de avgjørende aspektene ved resepsjonen. GoCanvas er en av de beste programvarene for front office management som hjelper brukere å fullføre arbeidet på få minutter.

Det kommer med kraftige funksjoner for organisasjoner ved å hjelpe brukere med å opprette og fylle ut ubegrensede skjemaer. Som en bonus - brukere kan også lagre ubegrensede data.

Det tilbyr et dra og slipp-verktøy som gjør det mulig for brukere å lage sine egne mobilapper uten koding eller programmering. Det lar også brukere ta bilder for å sjekke verktøy eller overvåke neshorn med bare ett klikk.

I tillegg kan det hjelpe med å bekrefte en salgsordre ved ganske enkelt å få en signatur på smarttelefonen.

Canvas hjelper også med beregninger for riktig estimering av ordreprisen. Hva mer? Det holder brukerne informert om utstyret eller teammedlemstedet med GPS-sporing.

Strekkodeskanning med ett klikk, sømløs assimilering av mobilbetalinger og laste opp kundedatabase i de andre appene er noen av de andre viktige funksjonene.

Pris: gratis prøveversjon tilgjengelig; bedriftsnivåversjon starter fra $ 45.

LES OGSÅ: 5 ombordprogramvare for å ønske nye ansatte velkommen i 2019

Hilsen Digital Resepsjonist

Greetly Digital Receptionist er en app for innsjekking av besøkende som hjelper brukere med å gjøre mer. Administrasjonen er en kritisk og sammensatt del av enhver organisasjon og forenkler arbeidsflyten med automatisering.

Fra administrering av resepsjonen til å fikse møter eller reiseplan hjelper denne programvaren med å forenkle all multi-tasking og spare tid.

Denne front office management-programvaren har til hensikt å spare penger og øke effektiviteten mens den tilbyr et høyt nivå av tilpasning. Den fungerer på en skybasert besøkende logg og er alltid tilgjengelig for ekstra bekvemmelighet.

Dessuten sender den øyeblikkelig varsler gjennom en talemelding, e-postmeldinger, tekstmeldinger eller ved bruk av Slack.

Pris: 14-dagers gratis prøveversjon tilgjengelig; starter fra $ 99 / måned.

• LES OGSÅ: 4 beste planleggingsprogramvare for restaurantansatte for 2019

Jive Voice

Jive voice er en annen skybasert og integrert automatisert rec

Denne resepsjonistprogramvaren passer for forskjellige selskaper i alle størrelser. Fra telefonsvarerbokser til programvare for virtuell resepsjonist, og tilbyr en rekke hostede VoIP-suiter. Dette automatisk ledsystemet administrerer og oppdaterer telefonsystemet i sanntid. Det kan gjøre det fra en Internett-støttet enhet ved å bruke Jives nettsted.

Den visuelle oppringingsplanredigereren av appen hjelper telefonsystemet å sette opp på en fantastisk måte. Det hjelper deg med å lage forhåndsplaner ved hjelp av en tilpasset oppringingsplan som automatisk aktiveres når brukeren har forlatt. Brukere kan også legge til tilpassede hilsener mens de hjelper dem å legge til planen for hele dagen på en gang.

En av de andre hovedfunksjonene er Find Me / Follow Me som gjør det mulig for brukere å dirigere innkommende anrop til flere telefoner i et bestemt arrangement. Dette hjelper enkeltbrukere til å bygge en eksklusiv samtaleflyt mens de går over til utvidelsen.

Pris: starter fra 19, 95 dollar.

• LES OGSÅ: 5 automatisert CRM-programvare hver bedrift skal bruke

Hootsuite

Å administrere resepsjonen handler ikke bare om å delta på samtaler eller å styre besøkende. Men det handler også om å finne og opprette en kundedatabase, og en av de beste måtene å gjøre i dag er gjennom sosiale medier.

Hootsuite er utvilsomt en av de ledende programvarene som hjelper brukere å administrere sine sosiale medier på ett sted. Slik fungerer det som en konkurransedyktig programvare for front office management som hjelper resepsjonister med å få tak i de sosiale mediene.

Programvaren er designet for å spare tid ved å hjelpe brukerne med å planlegge sosiale innlegg. Det hjelper dem til å holde seg aktive på sosiale medier-plattformer til enhver tid ved automatisk å planlegge flere av innleggene på alle sosiale kontoer samtidig.

Det holder også brukerne oppdatert med forhåndsgodkjent innhold som teamet kan legge ut. Dataene lagres i brukerens foretrukne skyfil.

Hva mer? Det lar brukerne også estimere effekten av kampanjer på sosiale medier med detaljert rapportering. Dessuten kan brukere også lete etter og filtrere chatter på sosiale medier ved å bruke hashtags, nøkkelord og også beliggenhet.

Brukere kan finne samtaler på flere språk. Dette hjelper dem å få et innblikk i hva andre snakker om merkevaren deres, etc.

Pris: 30-dagers gratis prøveversjon tilgjengelig; deretter priset til $ 5, 99 / måned.

I motsetning til den vanlige troen, har en resepsjonist i resepsjonen mange ting å håndtere. Fra besøkende ledelse, delta på kundesamtaler, planlegge møter, lunsjer eller reiserute, til å administrere klientdatabasen, det er mye som må gjøres.

Dette er noen av de best automatiserte resepsjonistprogramvarene som hjelper dem å spare tid og få ting forenklet. Så begynn å implementere dem i virksomheten din for økt produktivitet.