I den moderne konkurransedyktige forretningsverdenen står alle organisasjoner overfor nye utfordringer når det gjelder vedvarende produktivitet og å skape den mest engasjerte arbeidsstyrken. Å oppnå målutbyttet i enhver organisasjon avhenger for det meste av konsistensen i produktivitetsnivået til de ansatte.

I dagens forretningsmiljø kan ingen organisasjoner prestere på sitt høyeste produktivitetsnivå med mindre hver og en av sine ansatte er opptatt av å forbedre de organisatoriske nivåene for produktivitet. Dette betyr at de ansatte vil bidra til virksomhetens vekst.

Men dessverre har noen bedriftseiere en tendens til å mislykkes i å overvåke den daglige produktiviteten til de ansatte, og resultatet er det faktum at deres arbeidsytelse vil være skadelig for virksomhetens vekst, og denne tingen vil ikke kunne oppdages og kontrolleres.

En slik ting vil ødelegge virksomhetens evne til å nå sine mål. Men takket være teknologi og programvareverktøyene for å overvåke de ansattes produktivitet, trenger ikke organisasjoner å vente på at ansattes ytelsesvurderingsprogrammer blir for lenge, for å vite hvordan de gjør det på jobben.

Hovedårsaker til å bruke ansattes overvåkingsprogramvare

E-postmeldinger er den viktigste kilden til databrudd for selskaper fordi ansatte må utveksle informasjon gjennom forretningskorrespondanse, så det er viktig å sikre og spore data når du er pålagt å overholde HIPAA-lover, GRAMA-forespørsler og FINRA-forskrifter.

Det er noen enkle e-postovervåkingsløsninger tilgjengelig på markedet som hjelper deg med å overvåke de ansattes e-post for å sikre at kritiske data heller ikke blir delt med vilje eller utilsiktet. Ansattes overvåkningsprogrammer inkluderer evner for overvåkning av e-post og flere verktøy for å overvåke de andre aktivitetene til de ansatte mens de gjør jobben sin.

Et annet sentralt aspekt av ansattes overvåkingsprogramvare er kapasiteten til å sjekke aktiviteten deres mens du bruker selskapets utstyr som bærbare datamaskiner og stasjonære maskiner. Slike løsninger vil kunne la deg se hvilke nettsteder som dine ansatte får tilgang til, hvem som er de ansatte som vanligvis laster ned filer og når de kobler til eller fjerner USB-stasjoner.

Disse verktøyene vil også kunne varsle deg når det søkes etter bestemte nøkkelord som krever bekymring fra bedriften din, og disse inkluderer jobbsøking, pornografisøk eller søk relatert til konkurrerende kontakter.

De beste verktøyene for å overvåke arbeidsplassen vil gi deg administrativ kontroll som lar deg blokkere slike aktiviteter og også begrense tilgangen til upassende eller usikrede nettsteder. Du kan med hell bruke verktøy for å overvåke den ansattes arbeid for å finne ut hva en ansatt har opp til i disse dager.

Hva bør du ta hensyn til juridisk og teknisk sett?

Å overvåke ansattes e-postmeldinger kan virke en krenkelse av ansattes personvern, men USAs høyesterett avgjorde tilbake i 2010 at det er lovlig for organisasjoner og selskaper å overvåke handlingene til ansatte mens de er på jobb og mens de bruker virksomheten utstyr. Dette inkluderer personsøkere, bærbare datamaskiner, USB-stasjoner og mobile enheter. Programmer for å overvåke nøkkellogger og for å fange passord kan brukes selv om det er noen etiske kontroverser rundt bruken av temaet.

Det er viktig å huske at den føderale regjeringen ikke legger begrensninger på internettovervåking av ansatte. På den annen side er det noen enkeltstater som setter beskyttelse først.

Flere og flere stater krever for tiden at ansatte melder sine arbeidere i tilfelle deres selskap overvåker ansattes online aktivitet og dette inkluderer tastetrykk og e-post. Slike varslinger kan avsløres i medarbeiderhåndboken eller som en e-postpåminnelse.

Stealth-modus kontra gjennomsiktig modus

Når arbeidsgivere bruker slike overvåkningsverktøy, kan de velge muligheten for å bruke dem stealth eller transparent modus.

Stealth-modus er også kjent som stille modus, og dette betyr at de ansatte ikke kan se det faktum at de blir overvåket. Overvåkingsverktøy av høy kvalitet kjøres usett og ikke blir oppdaget av ansatte.

Den transparente overvåkningsmodusen lar dine ansatte se overvåkningsprogrammet på systemene sine. Slik programvare krever installasjon på hver enkelt datamaskin inkludert administrasjonsportalen. Dette vil ikke være så enkelt som stealth-modus, siden administratorene må sjekke hver eneste rapport fra hvert system for å se hvordan de ansatte gjør det.

Hvordan fungerer overvåkningsverktøy?

Medarbeidersporingsverktøy må installeres på flere systemer, inkludert en sentralstasjon i tilfelle arbeidsgivere vil at de ikke skal bli oppdaget av brukere. For at denne typen verktøy skal fungere ordentlig, må du først slå av brannmuren, og den slås på igjen når installasjonsprosessen er fullført.

På den annen side er det praktisk talt umulig for programmet å jobbe uten ytterligere oppdateringer og programmering for å gjøre det mulig for PC-overvåkingsprogramvare å jobbe rundt programmet. Dette vil punktere et hull i sikkerhetssystemet, og det vil gjøre nettverket sårbart for all slags malware, virus, spyware og så videre.

Vær forsiktig med virus i forkledning

Du bør være klar over at det er mange verktøy for overvåkning av ansatte som faktisk er virus i forkledning, og selv om de kan gi deg keylogging og fange passord, vil de også samle inn dataene bak kulissene og selge dem for å bryte organisasjonens sikkerhet. De fleste verktøyene for å overvåke ansattes aktivitet kan jobbe rundt brannmuren, men det er fremdeles mulig at noen trusler passerer uoppdaget.

Distribuere programvaren: Cloud og på stedet

Et annet viktig aspekt å vurdere er måten du implementerer programvaren. Lokale er det mest brukte alternativet, og de fleste verktøyene tilbyr det. Dette vil tillate deg å være vertskap for programmet og dataene det samler inn på din egen server. Denne løsningen krever litt mer IT-kunnskap, og det kan ta lengre tid å konfigurere. Skyløsninger er derimot enklere å administrere, og de kan settes opp raskere enn lokal distribusjon.

Løsninger som passer dine behov

Foreldreprogramvare og overvåkingsprogramvare er to løsninger som overvåker bruk av datamaskiner. De er begge installert og brukt på en enkelt datamaskin, og de utgjør ikke de samme truslene som for eksempel e-postovervåkingsverktøyene som vi allerede sa arbeid rundt brannmurer.

Overvåkingsprogramvare og foreldreprogramvare har flere alternativer som er designet for å forhindre cyberangrep sammen med verktøy for å overvåke barn og ektefeller når de går på nettet.

Det er mange bedrifter som også er på utkikk etter e-postprogramvare og for apper som overvåker utgående og innkommende meldinger for spyware, virus og trojanere.

Det er også programvare for e-postkryptering som kan beskytte personopplysninger og kritisk informasjon når den overføres til tredjepartsmottakere. Slike verktøy vil sørge for at sensitive data kun blir tilgang til og brukt av individer som virkelig trenger informasjonen, samtidig som de holder den så sikker som mulig.

Her er de beste fem valgene for å overvåke de ansattes aktivitet:

Teramind

Teramind tilbyr programvare som effektiviserer prosessen med å samle ansattes brukeratferd på PCer for å identifisere mistenkelig aktivitet, for å overvåke effektivitet og effektivitet, for å oppdage mulige trusler og for å sikre industriens etterlevelse. Teramind har som oppgave å redusere sikkerhetshendelser ved å tilby sanntid tilgang til brukeraktiviteter ved å tilby advarsler, varsler, viderekoblinger og bruker-lock-outs for å holde forretninger og organisasjoner så sikre og så effektive som mulig.

Programvaren kommer både på stedet og Cloud-baserte distribusjonsalternativer for å oppfylle enhver organisasjons krav.

Teramind kan med hell identifisere hvilke brukere som er mest risikofylte for bedriften din ved å analysere trendene i deres oppførsel. Du kan sjekke hvilke spesielle retningslinjer de har brutt og deretter utdanne dem for å forhindre fremtidige hendelser.

Med dette verktøyet kan du også skrive regler som reagerer på alle observerbare brukeraktiviteter, som å blokkere en e-post fra å bli sendt eller varsle når et bestemt dokument skrives ut. Du har også muligheten til å registrere og logge all aktivitet, og de spiller den av som en video og analyserer sesjonsmetadata.

For å komme i gang med programvaren må du følge disse trinnene:

• Registrer deg på Teramind Basic Cloud-overvåkingsprogramvare gratis.
• Installer overvåkningsmidlene på maskinene du ønsker å overvåke, og bestem deg for enten hel- eller deltidsalternativer for kontroll.
• Du må tilpasse hver varsel- og overvåkingsinnstilling for å skreddersy plattformen til dine behov.
• Du kan få tilgang til alle funksjonene fra programvarens plattform for unike overvåkingsfunksjoner som forbedrer både sikkerhet og produktivitet.

HipChat

HipChat fungerer ganske bra som et utfyllende verktøy for plattformer i WorkZone-stil. Dette er et tidsstyringsverktøy som egentlig er en direktemelding som er bygd for arbeidsplasser. Du vil kunne bruke den til å sette opp vedvarende chatterom, eller 1-mot-1-kommunikasjon.

En av de mest nyttige funksjonene er en fullstendig chathistorie, og nå vil de ansatte som savnet et møte på HipChat ikke lenger måtte avbryte noen andre for å ta igjen, de må bare se på økten og bla gjennom den raskt.

Denne tidssporingsprogramvaren er et viktig verktøy for å sjekke de ansattes daglige arbeidsytelse, og det kan vise seg å være en mulighet til å identifisere hvilke strategier som fører til mest produktivitet.

WorkiQ

WorkiQ er et verktøy som sporer de ansattes datamatferd og gir rapporter om deres tidsbruk til ikke-produktive og produktive applikasjoner. Verktøyets instrumentpanel gir tydelige bilder som forteller deg hvilke ansatte og aktivt engasjert i arbeidet og hvilke som blir distrahert kontinuerlig.

Dette verktøyet gir deg kraften til å kategorisere alle slags aktiviteter, spore prosesser på tvers av alle applikasjoner og sammenligne hvordan forskjellige brukere behandler lignende arbeidsenheter. Styringspaneler vil gi følgende fordeler:

• Identifisere uproduktiv atferd i det øyeblikket det oppstår
• Spotting og også givende produktiv atferd
• Sammenligning av faktisk ansattes produktivitet, inkludert blandingen og kompleksiteten i arbeidet de ansatte håndterer
• Administrere eksterne arbeidere
• Identifisere topputøvere for å kunne gjenskape prosessene deres over tid
• Forbedring av distribusjonen av arbeidet gjennom identifisering av underutnyttede ferdigheter eller overarbeidede ansatte

DeskTime

DeskTime er en enkel og sikker tidssporingsapp som lar deg øke bedriftens effektivitet og produktivitet. Ved hjelp av dette verktøyet kan du lettere overvåke daglig aktivitet, sykefravær, overtidsarbeid og ferier for dine ansatte. Du vil kunne få en klar oversikt over teamets arbeidsflyt. Med DeskTime kan du spore apper, nettadresser og også offline tid, og du kan også få tilgang til detaljerte data om måtene dine ansatte bruker apper og nettsteder på og hva de gjør når de ikke er online.

Verktøyet tilbyr auto-skjermbilder og aktivitetsrate trackere som lar deg følge tiden brukt på enkeltprosjekter. DeskTime gir dyptgående innsikt og rapporter for fakturering, og du kan bruke dem til å tilpasse enkelt, laste ned og også sende CSV-rapporter for å gi dine kunder den mest presise informasjonen om mengden arbeid og tid brukt på alle prosjektene som er utviklet av virksomheten..

Du kan føre tilsyn med lokale og eksterne team fra både mobilen og skrivebordet, og på denne måten kan du spare tid ved å se over rapportene om resultatene til bedriften din mens du er på farten. Verktøyets supportteam er tilgjengelig via chat, telefonsvarer og e-post. Teamet fra DeskTime følger bransjens sikkerhetsstandarder for å sikre den personlige informasjonen de er utstyrt med.

asana

Asana er et verktøy som tilbyr oppgaver, prosjekter, dashbord og samtaler for å gi teamene muligheten til å flytte arbeidet mer effektivt fra start til slutt. Du kan bruke den til å se fremgangen for ethvert prosjekt uten å planlegge et statusmøte eller uten å måtte sende e-post. Med dette verktøyet vil du kunne bruke tilpassede felt for å spore alt som er av stor betydning for deg enten det er feil, jobbsøkere eller kundeemner.

Du kan organisere oppgavene dine i delte lister eller tavler for alle møtene, programmene og initiativene dine. Seksjonene og kolonnene lar deg tilpasse Asana for å matche arbeidsflytene dine og legge struktur til alle prosjektene dine.

Du vil være i stand til å dele opp arbeidet med en oppgave i mindre deler eller dele opp arbeidet mellom flere prosjekter, og når en enkelt oppgave blir et stort og et viktig initiativ, vil du raskt kunne gjøre det til et prosjekt.

Ansattes atferd er uforutsigbar, og ved hjelp av disse gode verktøyene vil du kunne øke effektiviteten på jobben og virksomhetens samlede produktivitet. Bla gjennom dem alle og velg din favoritt, etter dine behov. Vi garanterer høy kvalitet for alle verktøyene vi har diskutert ovenfor for å overvåke dine ansattes aktivitet på jobben.