Microsoft Office 2010 og 2013 drar nå fordel av en serie nye Document Inspector-funksjoner. Dokumentinspektøren, også kjent som “Kontroller for problemer-verktøyet”, sjekker Office-dokumentene for elementer som kan inneholde personlig eller skjult informasjon.

Denne sensitive informasjonen er viktig fordi den kan avsløre detaljer om presentasjonen eller selskapet ditt som du ikke vil dele med andre mennesker når du deler dine Excel-, PowerPoint- eller Word-dokumenter. Dette er grunnen til at du bør sjekke dokumentene eller metadataene (dokumentegenskaper) før du deler dem offentlig.

Slik fungerer dokumentinspektøren. Først prøver den å fjerne det private eller skjulte innholdet fra dokumentet, og hvis det mislykkes, så får du et varsel.

Her er listen over de nye inspeksjonene:

PowerPoint og Word:

1. Innebygde dokumenter
2. Makroer, skjemaer eller ActiveX-kontroller

Utmerke:

1. Innebygde dokumenter
2. Makroer, skjemaer eller ActiveX-kontroller
3. Koblinger til andre filer
4. PivotTables, PivotCharts, Cube Formules, Slicers and Timelines *
5. Data i sanntid
6. Excel-undersøkelser *
7. Definerte scenarier
8. Aktive filtre
9. Egendefinerte regnearkegenskaper
10. Skjulte navn

Tidslinjer og undersøkelser støttes ikke i Excel 2010, derfor oppdager Document Inspector dem bare i Excel 2013. Den offisielle Microsoft-bloggen informerer oss også om:

"Noen av de nye inspektørene dukker kanskje ikke opp i Excel 2010 med november- og desemberoppdateringene for Office 2010. De vil vises i en oppdatering tidlig i 2015."

Selv om de nye funksjonene forbedrer Document Detector, må du huske at noen elementer ikke kan oppdages, bare fordi Document Detector ikke var designet for å oppdage dem hvis du jobber med sensitiv informasjon.

"For eksempel, i Excel kan du legge data i en fjern rad eller kolonne som du kanskje ikke ser når du går igjennom regnearket, eller i Word eller PowerPoint, kan du dekke noen data med et bilde og glemme at de er der."

Som den offisielle Microsoft-bloggen påpeker det igjen, husk at Document Detector ikke erstatter juridisk gjennomgang. I tilfelle du får problemer med å avsløre konfidensiell informasjon fordi du trodde at Document Detector også tok seg av saken, må du huske at Microsoft ikke vil være ansvarlig for det.

For mer informasjon om Document Inspector, sjekk Microsofts brukerstøtteside for Excel, Word og PowerPoint.

LES OGSÅ: Ikke noe hell for Windows PC: Rise of the Tomb Rider to Released on Xbox