Leter du etter en enkel, men enkel måte å samarbeide og dele oppgaver med teamet ditt? Microsoft Planner-appen hjelper deg med å gjøre akkurat det og mer.

Siden introduksjonen har Microsoft Planner-appen hjulpet forskjellige team over hele verden ved å hjelpe dem med å lage nye planer, organisere og tildele forskjellige oppgaver, dele dokumenter, diskutere via chat hva hver person jobber med og få fremdriftsoppdateringer på hver oppgave.

Enkelt sagt gir appen en visuell måte å organisere teamarbeid og holde deg oppdatert om fremdrift for ulike oppgaver.

Appen er bygget for Office 365, men er bare tilgjengelig bare for brukere med Office 365 Enterprise (E1-E5), Business Essentials, Business Premium og Education abonnementsplaner.

Dette betyr at den ikke er tilgjengelig for statlig abonnement eller personlig bruk.

Noen av oppgavene du kan utføre med Microsoft Planner-appen inkluderer:

• Samarbeid med teamet ditt
• Legg ved filer, bilder, dokumenter eller lenker
• Legg til sjekklister i oppgavene
• Legg til kommentarer til oppgavene
• Flagg oppgaver med etiketter
• Angi og oppdater fremdriften for oppgaver
• Angi eller legg til forhåndsvisningsbilde for oppgaver
• Se fremdriften i planene dine
• Vis alle oppgaver og planer
• Motta e-post om oppgaver og planer
• Slett oppgaver eller planer
• Spor fremdriften fra hvor som helst, på hvilken som helst enhet

Hvordan lage en plan på Microsoft Planner-appen

Microsoft Planner lar deg lage en plan, organisere og bygge teamet ditt, tilordne oppgaver og få fremdriftsoppdateringer.

Brukere som er ukjente med Microsoft Planner, kan komme i gang ved å besøke oppgaver.office.com, lage planer i nettappen og deretter se og oppdatere planene sine på mobilen. Eksisterende brukere kan få Planner via nettet eller mobile plattformer.

Følg disse enkle trinnene nedenfor for å komme i gang:

1. Logg inn
2. Lag en plan
3. Legg til en oppgave
4. Angi en dato for oppgaven din
5. Kategoriser oppgavene dine
6. Legg til folk fra teamet ditt
7. Tildel oppgaver til forskjellige teammedlemmer
8. Hold oversikt over fremgangen

Trinn 1: Logg på

Som nevnt tidligere, er Microsoft Planner bare tilgjengelig for arbeids- eller skoleabonnement, så for å logge deg inn, trenger du innloggingsinformasjon for ditt arbeid eller skolekonto.

Det er viktig å merke seg at du ikke trenger noen programvareinstallasjoner på din PC eller annen enhet for å bruke appen. Du kobler ganske enkelt til den gjennom nettleseren din.

Når du har logget deg på, kan du gjøre følgende:

• Få tilgang til arbeids- eller skoleplanleggerområdet ditt
• Se, rediger og opprett planer
• Se, rediger og opprett oppgaver
• Chat med teammedlemmer
• Hold oversikt over fremdriften med planer og oppgaver

Slik logger du deg på Microsoft Planner:

1. Åpne nettleseren
2. Skriv inn http://office.com/signin eller https://portal.office.com på adressefeltet
3. Trykk Enter-tasten på tastaturet
4. Velg kontoen du vil logge på med
5. Skriv inn din e-postadresse og passord for kontoen du har valgt
6. Logg inn

Merk: Hvis du allerede har logget på, eller har Office 365-miljøet for arbeidsplassen din, kan du koble deg direkte til Microsoft Planner gjennom appstarteren.

Følg disse trinnene for å utføre dette:

1. Velg appstarter i nettleservinduet
2. Velg planleggerflis på hjemmesiden eller appruten
3. Koble til Planner

Oppretter en konto med Microsoft Planner

For å logge på, må arbeids- eller skoleinstitusjonen din ha meldt seg på en kvalifisert Office 365-plan, og administratoren din gir deg en konto.

Hvis du ikke er i stand til å logge på til tross for dette, kan du ta kontakt med arbeidet eller skolens helpdesk.

Trinn 2: Lag en plan

Når du har logget deg på Microsoft Planner, kan du få tilgang til nettstedet og dermed kunne se planene som er tilgjengelige for hver av dine Office 365-grupper.

Det er to forskjellige typer planer: offentlige og private.

Offentlige planer er synlige for alle i ditt arbeid eller skoleorganisasjon, noe som betyr at de kommer opp når noen i organisasjonen søker etter plan, mens private planer er synlige for bestemte personer som er lagt til planen.

Merk: Hvis du gjør planen din offentlig eller privat, blir Office 365 Group også offentlig eller privat.

Følg disse trinnene for å lage en plan:

1. Velg en plan ved å gå til Favorittplaner eller Alle planer (du kan også starte en ny plan ved å velge Ny plan
2. Hvis du velger Ny plan, gi planen et navn

   

3. Velg hvem som kan se planen din
4. Velg Valg for å:

• Legg til en beskrivelse
• Bestem om du automatisk vil abonnere nye medlemmer på varsling

1. Lag en plan

Merk: oppretting av en ny plan oppretter også en ny Office 365-gruppe. Dette letter samarbeidet både i Microsoft Planner og andre applikasjoner som blant annet Outlook og OneDrive.

Når du har laget en plan, er neste trinn å legge til oppgaver.

Trinn 3: Legg til oppgaver, sett datoer og kategoriser

Så du har logget deg på, opprettet en plan, og nå vil du legge til oppgaver til planen din.

Å legge til oppgaver er ganske enkelt å bryte ned hva som må gjøres og av hvem.

Slik legger du til oppgaver i planen din:

1. Under Oppgave-boksen skriver du inn et oppgavenavn
2. Velg Legg til oppgave (du kan legge til flere oppgaver ved å skrive inn et oppgavenavn, trykk deretter enter og fortsett å skrive for å legge til mer. Hvis du ikke kan se Gjør-boksen, klikk på + pluss-tegnet for å vise ruten, og legg deretter til en oppgave

Du kan legge til flere detaljer til oppgavene dine og bestemme utseendet på styret.

Microsoft Planner lar deg gjøre følgende med oppgavene du oppretter:

• Sett et forhåndsvisningsbilde for hver oppgave. For å gjøre dette, legg ved en fil, et bilde eller en lenke til oppgaven, eller legg til en sjekkliste.

Det første bildet, filen eller lenken du legger ved blir forhåndsvisningen. Hvis du vil bruke et annet vedlegg som forhåndsvisning, eller bruke en beskrivelse i stedet, velger du oppgaven og velger deretter Vis på kort. Fjern merket for Vis på kort-boksen for å fjerne forhåndsvisningen.

• Legg til oppgavestart og forfallsdato. For å gjøre dette, velg en oppgave, legg deretter til en startdato og en forfallsdato.

Datoene kan også legges til når du oppretter en ny oppgave ved å velge Angi forfallsdato.

Hvis du finner ut at en dato er rød, betyr det at oppgaven er forfallen selv om den fremdeles pågår.

• Flagg oppgaver med etiketter. Etiketter hjelper deg raskt å oppdage trekk som deles av forskjellige oppgaver som plassering, timing og oppgavekrav.

For å legge til etiketter til oppgavene dine, gå til tavlen, velg en oppgave, velg de fargede boksene til høyre, og velg deretter flagget du vil bruke og gi den navnet.

Trinn 4: Legg folk til teamet ditt

Følg disse trinnene for å legge til folk i teamet:

• Gå til Planner
• Velg medlemmer
• Skriv inn navnet på medlemmet du vil legge til

Merk: For øyeblikket kan du bare legge til personer i organisasjonen. Imidlertid er det en plan i utviklingen for å gjøre det mulig for brukere å legge til personer utenfor organisasjonene sine. Du kan se flere funksjoner som er under utvikling på Office 365 Roadmap.

Når du har lagt til folk, kan du deretter tilordne oppgaver til dem.

Hvis du trenger å fjerne noen fra listen, eller ikke lenger trenger noen i planen din, følger du disse trinnene:

1. Velg pilen ved siden av Planmedlemmer
2. Pek personen du vil fjerne
3. Velg de tre prikkene
4. Velg Fjern

Trinn 5: Hold rede på fremdriften

• Angi og oppdater fremdriftsoppgave. Microsoft Planner-appen kategoriserer oppgaver som ikke er startet, pågår og fullført.

Du kan oppdatere fremdriften ved å velge oppgaven og deretter bruke rullegardinmenyen Fremdrift. Du kan bruke en sjekkliste for å holde oversikt over fremdriften i oppgavene. Imidlertid, hvis du leter etter en bredere plan, eller for å se den generelle fremdriften av oppgavene, vil oversikten over diagrammer gi deg dette. Når du er ferdig med en oppgave, kan du merke den som fullført ved å peke på den og velge haken.

Merk: du kan se fullførte oppgaver ved å bla nedover i oppgavelisten og velge Vis fullført.

Når oppgavene dine er satt, kan du organisere dem i bøtter og legge til de du skal samarbeide med mens du jobber.

Slik får du e-postvarsler om oppgaver

Noen ganger vil du følge med på oppgavene dine mens du er på farten, og dette gjøres mulig gjennom e-postvarslene på Microsoft Planner-appen.

E-postvarsler aktiveres når du oppretter en plan, når du blir lagt til som medlem av en eksisterende plan, hvis et annet medlem kommenterer en oppgave du har kommentert, hvis planens eier slår på varsler om oppgaveaktivitet, eller hvis du abonnerer på en plan.

Planeiere kan også sende varslinger gjennom appen, til planens feed hver gang en oppgave blir tilordnet, eller merket som fullført.

Varsler er vanligvis av som standard, så for å motta dem må du slå dem på.

Slik får du e-postvarsler:

• Velg de tre prikkene til høyre for planen din
• Velg Rediger plan

  

• Velg Send varslinger om oppgaveoppgave og fullføring av oppgave til planens samtalefôr
• Merk av i ruten for å slå på varsler (for å slå av varslene, fjern merket for den samme ruten).

For å abonnere på en plan, velg de tre prikkene til høyre for planen, og velg deretter Følg plan i innboksen. Gjør det samme for å melde deg ut, men velg Slutt å følge planen i innboksen.

Fordeler og ulemper med Microsoft Planner-appen

Pros

• Organiser teamarbeid og få mer gjort
• Enkel å bruke ettersom du kan starte den med ett klikk
• Organiser arbeidet visuelt
• Synlighet og åpenhet
• Sømløst samarbeid med teamet ditt
• E-postvarsler om oppgaver og planer
• Arbeid på tvers av alle enhetene dine
• Tilgjengelige kanaler for å sende tilbakemelding i tilfelle problemer med appen

Ulemper

• Ikke tilgjengelig for personlig bruk eller myndigheter
• Appen er ikke fullt utviklet som andre teamsamarbeidsapper som Asana, fordi noen funksjoner fortsatt er under utvikling

Last ned Planner-appen fra Microsoft Office Store.

Del med oss ​​din erfaring med å bruke Microsoft Planner-appen i kommentarfeltet nedenfor.